Per 1 oktober 2009 zullen de regels met betrekking tot het versturen van spam worden aangescherpt. Dit houdt in dat er vanaf dat moment strikte regels zijn met betrekking tot het versturen van e-mailings, nieuwsbrieven maar ook sms'jes. Deze regels waren al van kracht voor e-mailcommunicatie naar consumenten (B2C) maar zijn nu ook van toepassing op Business to Business (B2B). Wij hebben de belangrijkste regels voor u op een rij gezet. Het lijkt erop dat deze verscherpte wetgeving nu ook geldt voor persberichten.

Onderstaand de belangrijkste regels op een rij:
- Vanaf 1 oktober mag er alleen nog gemaild worden naar mensen die zichzelf hebben aangemeld voor mailings (opt-in). Dit moet gebeuren met een dubbele opt-in. Dit houdt in dat aanmelding nogmaals bevestigd moet worden.
- Als men zich inschrijft moet duidelijk zijn waarvoor de gegevens gebruikt gaan worden en met welke frequentie.
- Bij het verzenden moet een duidelijke uitschrijfmogelijkheid geboden worden (opt-out).
- De identiteit van de verzender moet duidelijk zijn.
- De regels gelden voor zowel business to business als business to consumer.
- De regels gelden voor e-mail, sms, mms, Bluetooth, persberichten en fax.
- De mailing of nieuwsbrief moet productgerelateerd zijn.
- Adressen die zijn verkregen voor bepaalde producten of diensten hebben ook eenzelfde levensduur. Dus adressen voor producten die niet lang meegaan mogen niet jaren meer gebruikt worden.

Tot 1 oktober heeft u de tijd om uw adressenbestand 'opt-in' te krijgen. Dat wil zeggen dat iedereen die in uw adressenbestand zit dient te weten dat ze in uw mailinglist staan en hiervoor ook toestemming geeft. Doet u dat niet dan kan men u aangeven bij spamklacht.nl. De bewijslast ligt namelijk bij de verzender.

Er is een aantal manier om die toestemming te verkrijgen van uw klanten:
1. U kunt uw adressenbestand aanschrijven met de vraag of ze ingeschreven willen blijven voor uw mailings.
2. U kunt ook uw volledige bestand verwijderen en opnieuw beginnen met verzamelen, volgens de richtlijnen van de wet.
3. U kunt ook besluiten om niets te doen, maar spammen is vanaf 1 juli officieel verboden en dat kan dan gevolgen hebben.

Admium wil u graag helpen bij het benaderen van uw huidige adressenbestand. Wij bieden u de volgende oplossingen:

Contact Client
Met ons mailprogramma Contact Client kunnen wij ervoor zorgen dat u uw mailingbestand eenvoudig 'opt-in' kunt maken. Met behulp van een conceptmailing die wij voor u klaarzetten, kunt u uw klanten benaderen en hen verzoeken om door middel van een aanmeldlink in de mailing te bevestigen dat zij in uw mailinglijst willen blijven.

De klanten die bevestigen worden opgeslagen in een database met ip-adres en datum als bewijs. U ontvangt een melding bij het importeren van nieuwe adreslijsten als er adressen bij staan die niet opt in zijn.

Voor meer informatie over de Contact Client verwijzen wij u graag naar www.contactclient.nl.

Inschrijving nieuwsbrief op websites
Ons aanmeldsysteem voor nieuwsbrieven op uw website is zo ingericht dat er automatisch om een bevestiging van de aanmelding wordt gevraagd middels een bevestigingsmail. De gegevens hiervan worden door ons opgeslagen, zodat er altijd bewijs is van de inschrijving.

Welke maatregelen moet een PR-bureau of PR medewerker treffen om boetes te voorkomen
Voor het versturen van persberichten zal opnieuw de database opgebouwd moeten worden. Hierbij zal helaas een passieve rol gespeeld moeten worden.
1. Biedt journalisten en redacties de mogelijkheid zich aan te melden voor het ontvangen van persberichten. Dit zal je per klant of interessegebied apart moeten doen. Elke aanmelding zal extra bevestigd moeten worden per e-mail.(double opt-in)
2. Onder elk persbericht moet de mogelijkheid aanwezig zijn voor een journalist om zich af te melden voor het ontvangen van persberichten.(opt-out)
3. Houdt een goed bestand bij met daarin de aanmelding en afmeldingen. Je zult bij een klacht moeten kunnen aantonen dat je toestemming hebt voor het versturen.

Daarnaast moet er gezocht worden naar andere wegen om je boodschap bij de media onder de aandacht te brengen. Suggesties kun je vinden op marketingfacts.nl.

Heeft u nog vragen over de wetgeving of één van onze oplossingen neem dan contact met ons op via info@admium.nl of bel naar 033 - 454 28 00.

oorspronkelijke artikel